办公室是各类单位组织内部设立的办理行政性事务的办事机构，是直接为各部门服务的综合部门，是沟通上下左右、联络四面八方的“窗口”。由于办公室在各个单位组织中处于中枢和要害部位，因此，办公室工作是否高效，直接关系到本单位工作目标的实现与否和工作效率的优劣，关系到本单位对外的形象和声誉，对本单位工作具有重要影响。本文作者结合自己多年工作实践，指出办公室工作人员应该具备“五勤”素质、做好四个服务、开展三个宣传、处理好两个关系、开展一项培训来做好办公室工作。

办公室是各类单位组织的重要部门，集服务、参谋、协调督察等渚多职能于一身，是一个单位的枢纽和窗口，也是一个各项行政事务的综合办理机构，具有承上启下、上通下达、职能庞杂的特点。

江门保安服务公司办公室外对一室六部，内对五大部门，涉及保险、工资、资产等多项管理工作任务，人员工作任务既艰巨又繁杂。因此，充分发挥办公室职能，全面促进中心的发展和平稳运行成为办公室工作的重要职责和核心任务。就北京振远护卫中心办公室总体工作来说，可用“五四三二一”来概括。

具备“五勤”素质

在基层办公室工作，必须具备或努力让自己具备“五勤”素质，即：腩勤、眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。

脑勤：之所以脑勤要排在第一位置，就是因为没脑勤，其他的勤都是空谈。办公室工作总体来说还是脑力劳动，先思而后行，每项工作都要经过前期缜密思考、认真谋划，才能有序开展。方案的制订、文件的归纳、数据的分析、文稿的撰写、会议的组织，这些工作质量与效果如何，就看办公室人员动了多少脑子，花了多少心思。所以在办公室工作，就要善于思考、勤于动脑，这是一切工作创新与发展的动力之源。

眼勤：就是要多看，善于观察，注重细节。在一线时要看管理，看队伍，及时发现亮点，同时也要及时发现问题，最好是通过现象看到本质。在本职工作上要对数据、文字等逐字逐行认真校对审核，防止错误与遗漏。同时业余时间还要多看书，看好书，增强理论水平，丰富自己的知识面，提高个人素质。

嘴勤：就是要勤于沟通，善于沟通。上传下达是办公室的重要工作内容，没有一定的沟通能力和技巧，会让工作陷于被动。对上级，要多清示多汇报，对领导部署的工作，短事要及时汇报，长事要阶段性汇报，完事要总结性汇报；当然汇报工作要有框架、有细节、有数据，确保领导对各项工作进度了如指掌。对同事，要多交流，多听意见，不断改进工作，对领导部署下去的工作，耍及时上传下达，适时给予工作提示，共同促进工作提升。

手勤：就是要勤动笔、勤记录。俗话说，好脑子不如烂笔头，面对繁杂的办公室工作，没有勤动笔的工作习惯，就会面临丢三落四、指东往西的窘境，有时会造成严重后果。领导部署工作要随时记录，开会要做会议记录，一线跟车要有跟车日志，员工谈话要写谈话记录，临时事务要有备忘录，总之记录本与笔随身带，随时随地做好记录。同时要勤做报表，保险增减报表、服装申领报表等各类数据报表，要及时到位。

腿勤：就是要勤动腿，勤走动。办公室工作人员必须要走出去，要与基层打成一片，才能了解员工心态、熟悉基层工作、掌握工作流程，只有这样，办公室在制订方案、组织活动、拟定规章制度时才会接地气，可操作，同时在给领导提建议、谋策略时，才能客观公正，有的放矢。

做好四个服务

办公室既是一个综合办事机构，也是一个服务部门，不论是参与政务，还是管理事务，都是为了做好服务。为领导的工作服务，为同级、上下级单位服务，服务是做好办公室一切工作的指导思想。要做好办文办事协调处理等各类服务工作，主要有以下四点：

一是为领导的工作服务。作为离领导最近的一个部门，要时刻摆正位置，正确处理好与领导、与部fj之间的芙系。在工作上，一切都要以领导的工作思路和目标为中心开展好办公室工作，要当好领导的参谋。在单位管理、决策等方面及时提出合理化建议，便于上级决策。同时办公室工作人员要深入基层，积极收集基层意见建议，宣传上级政策，做领导与员工的桥梁与纽带。

二是对外服务。对于基层办公室来说，对外服务主要指中心各职能部门，以及属地政府机构企事业单位，按照“有理、有节、有度”的原则，上级机关的各类文件、电话、传真、通知等要认真对待，能自行处理的要及时传达、部署、落实，需要呈报领导的要及时呈报，再按领导指示传达部署，要随时把控，及时回收，确保各项工作有部署，有落实，有反馈。

三是对内服务。对内服务主要是对基地内部，作为办公室工作人员要做好接听电话、收发文件、编发信息等日常工作，这些工作看起来是小事，耽误了就是大事。同时要有顾全大局、统筹协调的意识，比如在做队员思想工作时，当员工提出社保、服装等方面的疑问时，办公室人员需到场负责解释说明，维护队伍稳定；对一些急事、要事和难事，及时协调，对领导关心和员工关注的热点、难点问题着力协调，并时刻注意协调方式、方法和效果，使问题及时有效地得到解决，从而避免纠纷的发生，较好地发挥了“喉舌”作用，保证政令畅通。

四是基层服务。办公室工作人员对每一位来办公室办事、咨询的员工都要热情接待，热忱服务，热心帮忙，能处理的事务及时处理，能作答复的及时答复，对于不能解决的问题，要耐心做好解释工作，决不能在工作中出现相互推诿、相互扯皮的情况，杜绝“门难进、脸难看、活难听、事难办”的现象发生。

开展三个宣传

宣传工作是办公室工作重要内容之一，是上级与基层之间的桥梁，宣传工作是否到位直接影响着政策的落实、制度的执行、舆论的导向、人心的向背，无论何时何事，宣传的核心都应该以鼓舞人心，积极向上为主。从基层办公室来说，主要有以下三个方面的工作：

一是政篥宣传：对于中心下发的各类文件都要第一时间传达到各部门和相关岗位，要求传达到每个人的必须督促各级骨干传达到个人，特别是涉及员工切身利益的政策性文件，比如工资、被装、保险、福利、工作制度等，要深入基层，开展面对面的交流，逐条宣传解释，对员工的提问要耐心解答，确保每个人都能理解，没有疑惑。在政策宣传时，应掌握好时机及方式方法，可以在办理新员工入职时，给他们进行各类政策的宣传，明确权利和义务，让他们不带问题入职，促进队伍稳定。

二是对外宣传：对外宣传工作可充分展现单位业绩、文化建设、制度创新、发展战略，是提高知名度、扩大影响力的重要手段。目前北京振远护卫中心对外宣传的重要方式就是新闻报道，这就要讲究及时性、时效性，这也是宣传工作的生命。不论是基层动态、员工风采，还是新闻图片、人物特写，都要做到及时到位，否则就失去了报道的意义。这就要求办公室工作人员要时刻保持收集新闻素材的工作习惯，记录本、照相机不离身，大到重大活动、重要会议，小到活动花絮、员工生活，及时记录及时拟稿，确保新闻报道的鲜活。同时新闻报道必须以事实说话，时间、地点、人物、事情经过和事情发生的原因必须具体、确凿，不能含糊不清。

三是内部宜传：在内部宣传方面，通过板报、标语、条幅、视频等形式，经常在员工队伍中开展优秀典型、好人好事、岗位标兵等先进事迹宣传，传播正能量，引导广大员工向先进学习，向模范看齐。这就要求办公室人员要融入基层，及时发现在基层队伍中典型事迹及员工身上的闪光点，通过文字影像展现员工风采。

处理好两个关系

一是繁简关系，二是缓急关系。

从事过办公室工作的人都知道，办公室工作非常繁杂，就北京振远护卫中心办公室而言，就涉及员工社会保险办理、人事档案管理、服装装备管理、固定资产管理、职工之家建设、宣传报道工作、来客来访接待、办文办事办会、三标管理认证等近60项具体工作，并且还要处理临时性、突发性工作。大到大型活动与会议，小到办公用品的使用，林林总总，不一而足。如果单位人数多，更会面临人员流动大，事务多，其中的工作量可想而知。

面对繁杂的工作局面，办公室人员要时刻保持清醒的头脑，找寻工作规律，将繁杂的事变得简易。其实办公室工作还是有规律可循的，比如按程序办事，就能不乱阵脚，按制度执行，就能避免出错，同时要做好工作分工，各负其责，使繁杂工作条理化，保证有序进行。另外，办公室工作中最重要的就是要处理好事务的轻重缓急，有的工怍应急办，有的工作可缓办，这要根据领导布置工作任务的性质、完成时间来确定，比如突发事件、数据上报就要有时效性，急事急办，而工作总结、组织会议等日常工作就要根据任务时间来确定处理节奏。只要做好工作规划，排好任务序列，再繁杂的工作也会井井有条，忙而不乱。

开展一项培训

作为一名办公室工作人员，既要有所专长，又要是多面能手，办公室工作人员要在写作、摄影、网络、书画、设计等各方面至少有一至两项专长，同时在其他方面也要有一定的技能和工作经验，这样才能对办公室工作应付自如，所以开展业务技能的培训是必不可少的，每个办公室人员都要努力让自己成为一个“通才”与“专才”。

这里所说的培训，除了单位组织的各类集中培训外，重点还是要进行自我培训。自我培训是一种自我学习，效果比任何培训效果都要明显。当我们拍出的新闻照片不突出时，要多分析多试拍多模仿，让拍摄经验不断累积，形成自己的风格；当面对复杂的各类数据时，要不惜放弃休息时间来分析其逻辑关系，研究编写Excel函数公式，让复杂变得简单，提高工作效率减少错误率；当自己对一篇文稿不满意时，要多走访基层，不惜几易其稿，甚至推倒重来。这些都是通过主动发现问题，通过不断解决问遂来不断学习新知识，不断积累工作经验，以此实现提高自我的一种自我培训方式。长此以往，就会形成一种学习习惯，一旦在工作中发现了问题，就会激发我们解决问题的兴趣，坚定不解决问题誓不罢休的毅力。

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